Wij vinden jouw privacy belangrijk en dit document laat je zien hoe we dat vorm geven. Je leest hierin welke persoonsgegevens we mogelijk hebben, gebruiken en welke (externe) systemen we gebruiken.

1. Privacy Procedure

1.1. Verwerkingsregister: Welke gegevens we waarom verwerken

Hier volgt een lijst van gegevens die we binnen MOTION kunnen gebruiken. Het verschilt per persoon welke gegevens we nodig hebben, dus hebben we verderop uitgewerkt voor welke activiteiten/processen we welke gegevens nodig hebben.

  • Naam

  • Adres

  • Woonplaats

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Verjaardag

  • Geboortedatum

  • Burgerlijke staat (gehuwd/verkering/single)

  • IBAN

  • Gedoopt (en welke datum)

  • Roostering voortgang bij dienen in een team

  • Deelname in group/connect/team/events waarbij inschrijving benodigd is

1.1.1. Financiële processen

Als je een gift geeft aan MOTION, hebben we de volgende gegevens van je nodig:

  • Naam

  • IBAN

  • Datum van gift

  • Handtekening voor de machtiging van de incasso

  • Soort gift (offer, tienden, anders)

1.1.2. Communicatie

Om je op de hoogte te houden van voortgang van MOTION zaken als diensten, events, projecten en nieuws gebruiken we de volgende gegevens:

  • Naam

  • Adres

  • Woonplaats

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Verjaardag

  • Geboortedatum

  • Burgerlijke staat (gehuwd/verkering/single)

1.1.3. Bedrijfsvoering

Om alle diensten en events soepel te laten verlopen, gebruiken we roosters en verschillende communicatiemiddelen om teams te organiseren en verloop van events te managen. Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:

  • Roostering voortgang bij dienen in een team

  • Deelname in group/connect/team/events waarbij inschrijving benodigd is

1.2. Wat je kunt doen als je jouw privacyrechten wilt uitoefenen

In de AVG zijn ook rechten op genomen voor de mensen van wie de gegevensverwerker (MOTION) gegevens verwerkt. Hieronder zie je een korte toelichting daarop.

1.2.1. Gegevens wissen

Het is mogelijk contact op te nemen met MOTION om de gegevens die we van jou hebben te laten wissen. Het recht op ‘vergetelheid’ noemt de AVG dat. Je kunt info@motio.church mailen om aan te geven welke gegevens we van jou moeten wissen.

1.2.2. Gegevens inzage en kopie kunnen geven

Je mag ons ten alle tijden vragen om inzage in de gegevens die we van jou hebben en om je hier een kopie van te geven. We zullen er zorg toe dragen dit uiterlijk binnen een maand naar je toe gestuurd te hebben. Je kunt info@motion.church mailen om aan te geven welke gegevens je in wilt zien.

1.2.3. Gegevens aanpassen (ook bij onjuistheid)

Wanneer je wilt dat we gegevens van je aanpassen, mail dan info@motion.church en geef aan wat je wilt aanpassen. Wij zullen er dan zorg toe dragen dit uiterlijk binnen een maand aan te passen.

1.2.4. Gegevens portatie

Wanneer je wilt dat de gegevens die wij van jou hebben verplaatst worden, bijvoorbeeld naar een ander kerkgenootschap, kun je ons vragen dit voor je te verzorgen. Wij zullen dan zorgen dat we binnen een maand de gegevens die we van je hebben digitaal te versturen naar het door jou voorziene nieuwe adres.

1.3. Systemen en Rechten

De onderstaande systemen worden door MOTION gebruikt waar eventueel persoonsgegevens in opgeslagen kunnen zijn. Per systeem is aanvullende informatie gegeven of een link naar de Privacy Statements van de betreffende software leveranciers.

  1. We gebruiken G-Suite, om precies te zijn Gmail en Google Drive, om te mailen en gegevens op te slaan. We hebben 2 factor authenticatie voor alle persoonlijke mails en functionele (gedeelde) e-mailadressen hebben geen toegang tot de mappen. Zie hier het privacy statement van Google waarin ze hun verwerkers verantwoording uitleggen.

  2. We gebruiken Planningcenter om de diensten te organiseren, een overzicht te hebben van alle betrokkenen, de verschillende groepen en teams organiseren en de ruimtes te plannen. Planningcenter People, Groups, Services, Resources. Om te borgen dat er goed met jouw gegevens omgegaan wordt, borgen we dat de mensen die toegang krijgen ook goed geïnformeerd zijn wat ze wel en niet mogen met gegevens. Daarnaast hebben we een jaarlijkse opruimactie waarbij alle gegevens van mensen die langer dan een jaar niet meer betrokken zijn verwijderd worden. Zie hier het privacy statement van Planningcenter waarin ze hun verwerkers verantwoording uitleggen.

  3. We gebruiken Procurios voor alle (automatische) incasso’s. We zorgen dat alleen de juiste mensen (finance team, penningmeester) toegang hebben tot deze gegevens. Zie hier het privacy statement van Procurios waarmee ze hun verwerkers verantwoording uitleggen.

  4. We gebruiken Twinfield voor onze boekhouding. Alleen de juiste mensen hebben hier toestemming tot en we zorgen dat we onze boekhouder mee laten kijken naar autorisaties. Zie hier het privacy statement van Twinfield.

  5. We gebruiken Mailchimp om je te mailen. Zie hier het privacy statement van Mailchimp waarin ze hun verwerkers verantwoording uitleggen.

  6. Website → We verwerken jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (HTTPS). Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.

Vragen en feedback

Als je vragen hebt over dit privacybeleid, kun je contact met ons opnemen: dpo@motion.church